پروژه‌های ERP اغلب با چالش‌های جدی روبه‌رو می‌شوند و این چالش‌های ERP به‌ویژه ناشی از عدم هماهنگی در ارتباطات بین مدیران IT و صاحبان کسب‌وکار است. سوءتفاهم‌هایی در مورد زمان‌بندی پروژه، اولویت‌ها و اهداف استراتژیک می‌تواند سبب چالش های راهبری ERP و در نتیجه به تأخیر، افزایش هزینه‌ها و حتی شکست پروژه ERP منجر شود. بنابراین، دستیابی به هم‌راستایی میان این دو گروه برای موفقیت پروژه‌ها ضروری است. در اینجا به بررسی منابع تنش و چالش‌ها میان مدیران IT و صاحبان کسب‌وکار خواهیم پرداخت و راهکارهایی برای غلبه بر این موانع ارائه خواهیم کرد.

1. دیدگاه‌های متفاوت نسبت به اهداف پروژه ERP

 مدیران IT عموماً بر جنبه‌های فنی سیستم ERP تمرکز دارند و اطمینان حاصل می‌کنند که نرم‌افزار مقیاس‌پذیر، ایمن و به‌طور یکپارچه با سیستم‌های موجود ادغام شود. این تأکید بر قابلیت فنی، معماری سیستم و نگهداری بلندمدت برای جلوگیری از شکست ERP حیاتی است. در حالی که صاحبان کسب‌وکار بیشتر به نتایج و تأثیرات مثبت بر عملکرد تجاری توجه می‌کنند. 

وقتی مدیرانIT به دنبال راه‌حل‌های فنی پیچیده هستند و صاحبان کسب‌وکار بر استقرارهای سریع و کاربرپسند تمرکز می‌کنند، این تفاوت‌ها می‌تواند منجر به تأخیر در مراحل انتخاب و پیاده‌سازی پروژه ERP شود. بدون هم‌راستایی، یک سیستم ERP ممکن است به سرمایه‌گذاری پرهزینه‌ای تبدیل شود که بازگشت سرمایه مورد انتظار را ارائه ندهد.

2. شکاف‌های ارتباطی و سوءتفاهم در اصطلاحات

یکی از بزرگ‌ترین شکاف‌های ارتباطی در پروژه‌های ERP ناشی از استفاده از "زبان‌های" متفاوت است—اصطلاحات فنی در مقابل اصطلاحات کسب‌وکار. متخصصان IT معمولاً در مورد جنبه‌هایی مانند رمزنگاری داده‌ها، ادغام API و معماری ابری صحبت می‌کنند که ممکن است برای ذینفعان غیر فنی دشوار باشد. در همین حال، رهبران کسب‌وکار ممکن است بر اهداف کسب‌وکار تأکید کنند بدون اینکه چالش‌های فنی موجود را درک کنند.

تأثیر: این چالش رهبری ERP می‌تواند منجر به سوءتفاهم‌هایی در مورد پیشرفت و قابلیت پروژه شود. رهبران کسب‌وکار ممکن است بحث‌های فنی را به‌عنوان موانع درک نکنند، در حالی که رهبران IT ممکن است احساس کنند که تخصص آن‌ها نادیده گرفته شده است. این عدم درک متقابل می‌تواند انتظارات غیرواقعی ایجاد کند و منجر به تأخیر شود.

3. انتظارات ناهماهنگ در مورد زمان‌بندی و هزینه‌های ERP

انتظارات متفاوت در مورد زمان‌بندی پروژه و بودجه‌ها نیز یکی دیگر از مسائل رایج در پروژه‌های ERP است. رهبران کسب‌وکار معمولاً به دنبال استقرارهای سریع هستند و بر فوریت دستیابی به مزیت رقابتی تأکید می‌کنند. آن‌ها ممکن است خواستار زمان‌بندی کوتاه‌تری برای پیاده‌سازی شوند و به دنبال پیروزی‌های سریع و بازگشت سریع سرمایه باشند. در مقابل، مدیران IT معمولاً به پیاده‌سازی مرحله‌ای تأکید می‌کنند و بر اهمیت ثبات و یکپارچگی داده‌ها تأکید دارند. مدیران IT نگران هستند که شتاب در جنبه‌های فنی منجر به مشکلات ادغام، ناهماهنگی داده‌ها و هزینه‌های غیرمنتظره شود. این رویکرد محتاطانه معمولاً با انتظارات کسب‌وکار در تضاد است و شکاف‌های ارتباطی در مورد زمان‌بندی و انتظارات بودجه ایجاد می‌کند.

تأثیر: زمان‌بندی‌های ناهماهنگ می‌تواند منجر به ناامیدی شود، زیرا صاحبان کسب‌وکار ممکن است رویکرد IT را به‌عنوان گلوگاه در نظر بگیرند، در حالی که تیم‌های IT خواسته‌های کسب‌وکار را غیرواقعی می‌بینند. این می‌تواند منجر به تشدید درگیری‌ها و پیچیده‌تر شدن چالش‌های رهبری ERP شود.
 

4. درک‌های متفاوت از مدیریت تغییر در پروژه ERP

مدیریت تغییر مؤثر برای موفقیت پروژه‌های ERP حیاتی است، اما رهبران IT و کسب‌وکار معمولاً به آن به‌طور متفاوتی نزدیک می‌شوند. رهبران کسب‌وکار معمولاً سعی می‌کنند اختلالات در عملیات روزمره را به حداقل برسانند و بر آمادگی کارکنان و آموزش کاربران تأکید می‌کنند. اما رهبران IT ممکن است اهمیت مدیریت تغییر را دست کم بگیرند و پیشنهاد دهند که منابع بیشتری به سازگاری زیرساخت فنی و اطمینان از انتقال صحیح و ایمن داده‌ها اختصاص یابد. آن‌ها ممکن است بپرسند چرا بودجه مدیریت تغییر این‌قدر بزرگ است در حالی که معتقدند سایر حوزه‌ها از اهمیت بیشتری برخوردارند—آزمایش سیستم، تنظیم پیکربندی‌های فنی برای هم‌راستایی با جریان‌های کاری جدید ERP و غیره.

تأثیر: اگر مدیران IT و صاحبان کسب‌وکار نتوانند تلاش‌های مدیریت تغییر خود را هماهنگ کنند، پروژه ممکن است از ارتباطات نامنظم و عدم پذیرش کاربران با اختلال روبرو شود. یک فرآیند تغییر که به‌خوبی مدیریت نشده باشد می‌تواند منجر به ناامیدی کاربران و نرخ‌های پایین پذیرش شود.

راهکار حل چالشهای مدیران IT و صاحبان کسب و کار ذر پروژه های ERP

برای پر کردن شکاف‌های ارتباطی، مدیران IT و صاحبان کسب‌وکار باید به همکاری نزدیک بپردازند و یک چشم‌انداز مشترک برای پروژه‌های ERP  ایجاد کنند. این به معنای درگیر کردن ذینفعان از هر دو طرف در مراحل اولیه پروژه و تعیین اهداف مشترک است. با این کار، می‌توانند انتظارات را مشخص کرده و بر موفقیت پروژه متمرکز شوند.

با استفاده از این رویکردها، مدیران IT و صاحبان کسب‌وکار می‌توانند پروژه‌های ERP را به سمتی هدایت کنند که نه‌تنها اهداف تجاری را برآورده کند، بلکه همزمان از نظر فنی نیز موفق باشد.