عبارت UX مخفف User Experience به معنای تجربه ی کاربری می باشد و هدف UX افزایش رضایت کاربر از کاربردی بودن نرم افزار مورد استفاده است.

 برای مدیران عامل امروزی، انتخاب یک سیستم ERP که کارایی عملیاتی را افزایش دهد و در عین حال به کارکنان قدرت بدهد، نه تنها یک هدف، بلکه یک ضرورت است. تجربه کاربری (UX) در طراحی ERP به یک عامل کلیدی در انتخاب ERP تبدیل شده است. رویکرد متمرکز بر کاربر می‌تواند رضایت کارکنان را افزایش دهد و پذیرش موفقیت‌آمیز را تسهیل کند.

امروز، ما به بررسی نقشی که تجربه کاربری ERP باید در فرآیند انتخاب نرم‌افزار ایفا کند، می‌پردازیم. ما به روندهای فعلی قابلیت استفاده ERP، ارزش ویژگی‌های کاربرپسند ERP و چگونگی تأثیر این عناصر بر نتایج کسب‌وکار خواهیم پرداخت.

اهمیت تجربه کاربریUX ، فراتر از عملکرد پایه ERP

سازمان‌ها معمولاً سیستم‌های ERP را بر اساس عملکرد، ویژگی‌ها و هم‌راستایی با فرآیندهای کسب‌وکار ارزیابی می‌کنند. با این حال، تمرکز صرف بر قابلیت‌ها بدون در نظر گرفتن نحوه تعامل کارکنان با نرم‌افزار می‌تواند منجر به انتخاب ابزاری غیرقابل انعطاف و دشوار شود.

مشاوران انتخاب ERP ما همیشه به مشتریان می‌گویند که بر تجربه کاربری تمرکز کنند. به عبارت دیگر، اطمینان از اینکه نرم‌افزار انتخابی شهودی، کاربرپسند و متناسب با نیازهای کاربران باشد، بسیار حیاتی است. در اینجا دلایلی که چرا قابلیت استفاده ERP مهم است، آورده شده است:

1. افزایش بهره‌وری کارکنان و کاهش خطاها با ERP

وقتی رابط‌های ERP شهودی هستند، کارکنان زمان کمتری را صرف جستجو در منوها می‌کنند و زمان بیشتری را بر روی مسئولیت‌های اصلی خود متمرکز می‌کنند. یک ERP به‌خوبی طراحی‌شده می‌تواند ورود داده‌ها را ساده کند و تجزیه و تحلیل‌های قابل فهمی ارائه دهد، که این امر منجر به کاهش خطاها و آزادسازی کارکنان از وظایف تکراری می‌شود. برعکس، یک نرم افزار با رابط کاربری ضعیف می‌تواند نرخ خطاها را افزایش دهد، نیاز به آموزش‌های اضافی را ایجاد کند و سرعت انجام کار را کاهش دهد.

2. مدیریت تغییر با ERP

سیستم‌های ERP کاربرپسند، مقاومت کاربران برای استفاده را کاهش می‌دهند و پذیرش کاربر را تسهیل می کنند. وقتی کارکنان سیستم را آسان برای یادگیری و استفاده می‌یابند، احتمال بیشتری دارد که در آموزش شرکت کنند و ERP را در کار روزمره خود ادغام کنند. به این ترتیب، UX ساده یک تسهیل‌کننده قدرتمند برای مدیریت تغییر است – استراتژی مدیریت تغییر سازمانی شما زمانی بسیار مؤثرتر می‌شود که ERP با کاربران همکاری کند نه اینکه علیه آن‌ها باشد.

3. رضایت شغلی و کاهش ترک شغل

سیستم‌های ERP در بسیاری از موارد، جوهره تجربه کاری یک کارمند هستند. سیستم‌های پیچیده و دشوار برای استفاده می‌توانند منجر به ناامیدی شوند و رضایت شغلی را کاهش دهند و حتی کارمندان را به ترک شغل ترغیب کنند. برعکس، زمانی که کارمندان با ابزارهای خود احساس قدرت می‌کنند، احتمال بیشتری دارد که در کار خود مشغول و متمرکز بمانند. طراحی متمرکز بر کاربر در ERP به کارمندان این امکان را می‌دهد که وظایف خود را به طور مؤثرتری انجام دهند، به راحتی با بخش‌های مختلف ارتباط برقرار کنند و تصمیمات مبتنی بر داده‌های بیشتری بگیرند. این امر باعث افزایش مشارکت و تقویت حس ارزشمندی کارمندان در سازمان می‌شود.

ویژگی‌ های اصلی ERP کاربرپسند

انتخاب یک سیستم ERP کاربرپسند تنها به ارزیابی طراحی ظاهری محدود نمی‌شود. این امر نیاز به درک عمیق‌تری از نحوه تعامل کارمندان با نرم‌افزار در روز دارد. در اینجا برخی از ویژگی‌های اصلی ERP متمرکز بر کاربر ارائه شده است:

1. داشبورد ERP ساده و مبتنی بر نقش

یکی از ویژگی‌های بارز سیستم‌های ERP کاربرپسند، داشبورد ERP قابل تنظیم و خاص برای هر نقش است. این داشبوردها اطلاعات متناسب با نقش هر کاربر را ارائه می‌دهند و نیاز به جستجوی داده‌های نامربوط را از بین می‌برند و اطمینان حاصل می‌کنند که هر کاربر می‌تواند بر روی مسئولیت‌های اصلی خود تمرکز کند. با حفظ رابط‌های مختصر و مرتبط، طراحی مبتنی بر نقش هم کارایی و هم رضایت کاربر را افزایش می‌دهد.

2. دسترسی موبایلی و سازگاری از راه دور

با ادامه تحول کار از راه دور در نیروی کار مدرن، دسترسی موبایلی به یک ویژگی غیرقابل مذاکره برای نرم افزارهای ERP تبدیل شده است. کارمندان باید بتوانند به سرعت به داده‌های ضروری دسترسی پیدا کنند، جریان‌های کاری را تأیید کنند و وظایف را از هر مکانی انجام دهند. ویژگی‌های کاربرپسند ERP شامل دسترسی در دستگاه‌های مختلف و رابط‌های بهینه‌سازی شده برای موبایل است که قابلیت استفاده از نسخه‌های دسکتاپ خود را حفظ می‌کند.
 

3. قابلیت شخصی سازی و دسترسی سریع به خدمات

ویژگی‌های شخصی سازی مانند دسترسی سریع به سوالات متداول، راهنماهای آموزشی خاص کاربر و دکمه‌های کمک متنی می‌توانند گلوگاه‌ها را کاهش دهند و اعتماد به نفس کارمندان را افزایش دهند. علاوه بر این، ماژول‌های آموزشی شخصی‌سازی شده در ERP می‌توانند منحنی یادگیری را کاهش دهند و به کاربران این امکان را بدهند که بدون نیاز به پشتیبانی IT به سوالات خود پاسخ دهند. این امر ناامیدی‌های رایج مرتبط با ورود به سیستم را کاهش می‌دهد و کارمندان را در استفاده از ERP خود مطمئن‌تر و خودکفا می‌کند.

4. ورود ساده داده‌ها با الگوریتم های یادگیری ماشین

سیستم‌های ERP متمرکز بر کاربر، ورود داده‌ها را ساده کرده و بسیاری از وظایف روزمره دیگر را خودکار می‌کنند. ابزارهای اتوماسیون، مانند تکمیل اتوماتیک سلولهای مرتبط یا ورود داده‌ها به صورت کشیدن و رها کردن، می‌توانند ثبت اطلاعات را سریع و بدون خطا کنند. به همین ترتیب، جریان‌های کاری و الگوریتم‌های یادگیری ماشین می‌توانند وظایف خسته‌کننده را ساده کنند و به کارمندان این امکان را بدهند که بر روی کارهای پاداش‌دهنده‌تر تمرکز کنند.

به عنوان مثال، یک سیستم ERP که به طور یکپارچه با ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و سیستم‌های حقوق و دستمزد ادغام می‌شود، به کاربران این امکان را می‌دهد که به تمام اطلاعات مرتبط در یک رابط دسترسی پیدا کنند و آن را به‌روزرسانی کنند. این امر ثبت اطلاعات را ساده کرده و وظایفی مانند به‌روزرسانی سوابق مشتری و پردازش تنظیمات حقوق و دستمزد را تسهیل می‌کند.

5. تجزیه و تحلیل‌های واضح و قابل اقدام و بینش‌های بلادرنگ

ارزش یک ERP تنها در داده‌هایی که جمع‌آوری می‌کند نیست، بلکه در قابلیت پایش داده ها ERP  است. سیستم‌های ERP مدرن و کاربرپسند تجزیه و تحلیل‌ها را به گونه‌ای ارائه می‌دهند که تفسیر آن‌ها آسان و بلافاصله قابل اقدام باشد. با داشبوردهای آنلاین و بصری، کارمندان در تمام سطوح می‌توانند به سرعت تصمیمات آگاهانه بگیرند.

به عنوان مثال، یک دولت محلی ممکن است سیستمی ERP پیاده‌سازی کند که قابلیت پایش داده ERP کاربرپسند در مورد درآمد مالیاتی، بودجه خدمات عمومی و بازخورد جامعه را ارائه دهد. این امر به کاربران این امکان را می‌دهد که سلامت مالی را ارزیابی کرده و به سرعت تنظیمات بودجه را بدون نیاز به دانش فنی عمیق انجام دهند.

بیشتر درباره انتخاب ERP بیاموزید

تجربه کاربری به عنوان یک عامل حیاتی در انتخاب ERP ظهور کرده است. با اولویت دادن به روندهای قابلیت استفاده از ERP و ویژگی‌های کاربرپسند، مدیران می‌توانند محیطی ایجاد کنند که بهره‌وری را افزایش دهد و از حفظ کارکنان حمایت کند. در حالی که سیستم‌های ERP کاربرپسند ممکن است هزینه‌های اولیه بالاتری داشته باشند، این سرمایه‌گذاری معمولاً با کاهش هزینه‌های آموزش و پشتیبانی بلندمدت جبران می‌شود. علاوه بر این، با کاهش گردش مالی و حداقل کردن نیاز به سفارشی‌سازی، یک ERP متمرکز بر کاربر می‌تواند به تعادل هزینه‌های اولیه با صرفه‌جویی‌های بلندمدت قابل توجه و بازگشت سرمایه قوی‌تر کمک کند.

برای شروع فرآیند انتخاب ERP متمرکز بر کاربر، با مشاوران نرم‌افزار ERP ما تماس بگیرید.