پروژه
- پروژه یک تلاش موقت است که برای ایجاد یک محصول، خدمات یا خروجي منحصر به فرد انجام می شود.
- ماهیت موقت پروژه ها نشان می دهد که پروژه یک شروع و پایان قطعی با محدوده و منابع تعريف شده دارد.
- موقتي بودن به معناي كوتاه بودن زمان پروژه نيست. به عنوان مثال پروژه سفر به مريخ قرن ها به طول انجاميده است.
مديريت پروژه
- مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها برای فعالیت های پروژه برای رفع نیازهای پروژه است.
- مدیریت پروژه از طریق برنامه مناسب و ادغام فرایندهای مدیریت پروژه مشخص شده برای پروژه انجام می شود.
- مدیریت پروژه سازمان ها را قادر می سازد تا پروژه ها را به طور موثر و کارآمد اجرا کنند.
طرح
طرح مجموعه ای از پروژه های مرتبط و هماهنگ با یکدیگر است که برای هدف خاصی تعریف شده اند. به طوری که اگر این پروژه ها به تنهایی و بدون ارتباط و هماهنگی با یکدیگر تعریف و اجرا می شدند دستیابی به آن هدف امکان پذیر نبود.
مديريت طرح
- مدیریت طرح، کاربرد دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در یک طرح است تا نیازها و الزامات طرح تامین شده و هم چنین منافع و کنترلی حاصل شود که از طریق مدیریت تک تک اجزای طرح قابل دستیابی نیست.
- وظیفه مدیریت طرح مدیریت مجموعه پروژه های مرتبط برای دستیابی به اهداف طرح است.
سبد پروژه (پورتفوليو)
- مجموعه ای از پروژه ها و طرح ها که برای مدیریت موثرتر آنها در جهت رسیدن به اهداف استراتژیک سازمان گرد هم آورده می شوند، یک سبد (پورتفولیو) را تشکیل می دهند.
مديريت سبد پروژه
- وظیفه مدیر پورتفولیو این است که مجموعه طرح ها و پروژه هایی که تحت عنوان یک سبد (پورتفولیو) به وی سپرده شده است را به گونه ای مدیریت کند که منجر به دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان شوند.
- در واقع مديرت سبد پروژه یک قیف است که برنامه ریزی استراتژیک را به اجرای پروژه ها متصل می کند و اهداف استراتژیک را قابل اجرا می کند.
استاندارد هاي مديريت پروژه
استاندارد مدیریت پروژه به دلیل گسترش تجارت بین المللی و یکپارچه سازی، برای همزبانی افراد درگیر در پروژه های مختلف تجاری و اطمینان از انجام درست کارها، به جامعه جهانی معرفی شد.
در حال حاضر کشورها و موسسات مختلفی اقدام به ارائه استانداردهای تخصصی در زمینه های مختلف از جمله مدیریت پروژه کرده اند که به برخی از آنها اشاره مي گردد:
برنامه ريزي منابع سازمان(ERP)
ERP از سه حرف ابتدایی کلمات Enterprise (سازمان)، Resource (منابع) و Planning (برنامه ریزی) تشکیل شده و به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی است. هدف این برنامه جمع‌آوری تمامی داده‌ها و فرایندهای سازمان در یک سیستم جهت بهبود عملکرد سازمان است. به بیان دیگر می‌توان گفت ERP، سامانه‌ای یکپارچه با اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معین است.
سیستم ERP از اجزای سخت افزاری و نرم افزاری متعددی تشکیل شده است. اما با توجه به اینکه بسیاری از سازمان‌ها در قالب یک بسته نرم افزاری با این برنامه آشنا شده‌اند، آن را نوعی نرم افزار می‌دانند.
در این بخش تعدادی از مزایای استقرار ERP در سازمان را معرفی خواهیم کرد.
پیاده سازی و کاربرد موفق یک سیستم ERP، به طور مستقیم به انتخاب مشاور، انتخاب راه حل مناسب، تامین کننده مناسب، نحوه بومی سازی نرم افزار در سازمان، کنترل مناسب پروژه‌ها، بودجه پیش بینی شده و… بستگی دارد.
فرايند تحول سازماني به سوي تغيير فرآيندها بايد به طور مستمر و از سوي كاركنان انجام شود. پروژه هايي كه مديران ارشد، بدون آمادگي و مديريت تغيير مناسب تعريف مي كنند عموماً مشكلات زيادي براي سازمان به بار خواهد آورد. در همين راستا مي توان نرم افزار IFS را يكي از بهترين و موثرترين نرم افزارهاي ERP حال حاضر دنيا ناميد كه فرآيند مديريت پروژه به بهترين شكل انجام مي دهد.
مزاياي انجام مديريت پروژه سازمان در نرم افزار IFS
- ارتباطات همه اجزاء پروژه با هم
- مديريت لحظه اي منابع و هزينه پروژه
- جلوگيري از تاخيرات احتمالي در پروژه
- انتقال همزمان اطلاعات مالي و برنامه زمانبندي ساير واحدهاي سازمان به واحد كنترل پروژه
ماژول هاي نرم افزار IFS در فرآيند مديريت پروژه
- مدیریت اطلاعات و ساختار شکست پروژه
- مدیریت زمانبندی و برنامه ریزی
- مدیریت مالی و حسابداری پروژه
- مدیریت بودجه پروژه
- مدیریت هزینه های پروژه
- مدیریت قراردادها
- مدیریت منابع انسانی
- مدیریت خرید و انبار پروژه
- مدیریت مهندسی و اسناد پروژه
- مدیریت کیفیت پروژه
- مدیریت ریسک پروژه
اين ماژول در كنار ماژول هاي مالي، خريد، انبار، فروش، ساخت، مهندسي، منابع انساني مديريت اسناد و دارايي و مديريت نگهداري تعميرات مجموعه كاملا يكپارچه از ابزارها جهت مديريت چرخه كامل عمر پروژه ارائه مي دهد. در واقع در نرم افزار IFS تمام 5 فرآيند مديريت پروژه اعم از فرآيند آغازين، فرآيند برنامه ريزي، فرآيند اجرا، فرآيند كنترل و فرآيند اختتاميه ديده شده به اينصورت كه اين 5 فرآيند در 3 فرآيند آغاز و برنامه ريزي، فرآيند اجرا و كنترل و فرآيند اختتاميه ارائه مي گردد.