برنامه ريزي شغلي جهت طراحي، پياده سازي و اجرايي كردن برنامه هاي يك سازمان انجام مي گيرد. به منظور تهيه اين برنامه نياز است تا اهداف سازمان، ساختار سازمان، پست، شغل هاي سازماني و ... تعيين گردد.

برنامه ريزي شغلي استراتژي ميباشد كه بوسيله آن اهداف سازمان و راه رسيدن به آن توسط سازمان مشخص مي گردد. اين اقدام جهت ارتقا ارزش سازمان انجام خواهد گرفت.

تعيين اهداف و طراحي چارت سازمان

با تعيين فرهنگ، اهداف و سياست هاي سازمان، افراد در بدو همكاري اين فرصت را خواهند داشت تا علايق خود را با نيازمنديهاي سازمان تطبيق دهند.

از جمله اقدامات به منظور نيل به اهداف سازمان ميتوان به موارد زير اشاره نمود:

• شناخت ماموريت سازمان و اشتراك آن با كليه اعضا
• تعريف و تعيين اهداف بلند مدت سازمان بدين صورت كه افراد جهت تحقق اهداف سازمان، از وظايف خود آگاه گشته و  بعبارتي همزمان با تعيين فرهنگ سازمان، بتوان وظايف و نقشها را مشخص نمود.
• تبيين فرهنگ عدم وابستگي سازمان به فرد يا افرادي خاص. بدين معني كه دانش و تخصص‌هاي كليدي تنها در اختيار افراد خاص و محدود قرار نگيرد و همواره براي هر نقش و وظيفه، فرد يا افراد جايگزين در نظر گرفته شده و آموزش هاي لازم به آنها داده شود.
• با تبيين و آگاهي از فرهنگ سازمان، ميتوان فاكتورهاي مهم سازمان را جز شاخص‌هاي انتخاب افراد قرار داد.

پس از تهيه اهداف و سياست‌هاي كلان سازمان و پيش از طراحي چارت سازماني نياز است تا اطلاعات پايه از جمله سطح بندي سازمان، درجه بندي مشاغل، تعيين پايه حقوقي، تعريف مشاغل و شرح شغل، آدرس، اطلاعات مالي و... مربوطه به هر سازمان تعيين و در سيستم ثبت گردد.

پس از تعيين پيش نيازهاي، ميبايست چارت سازمان بسته به نياز و نوع سازمان تهيه گردد. انواع چارت سازماني به شرح زير ميباشد:

• چارت سازماني سلسله مراتبي(بر اساس افراد) ، چارت سازماني عملياتي( بر اساس عناوين هر واحد)، چارت سازماني ماتريكسي، چارت سازماني دايره اي و...

برنامه ريزي شغلي در نرم افزار IFS

در نرم افزار IFS اين امكان در ماژول Human Resources در فرم Organization Management به كاربران بخش منابع انساني ارائه شده است. با تعيين اهداف سازمان، ثبت اطلاعات پايه و تعريف سازمان در اين نرم افزار، ميتوان چارت سازماني را بر اساس دو مدل Matrixو Organization طراحي كرد و با توجه به چارت نقش‌ها ، پست‌ها و مسئوليت هاي مربوطه تعيين گردد. در فرم Graphical Organization Structure چارت سازماني، پست ها و شغل هاي زير مجموعه هر پست تعيين مي‌گردد. همچنين افراد  تخصيص شده و ويژگي هاي منحصر به فرد مربوط به هر پست از جمله حقوق، سوابق بيمه، مشخصات فيزيكي و تحصيلي مورد نياز آن پست و.... قابل تعيين ميباشد.

در فرم Graphical Position structure ميتوان پست سازمان، شغل و ويژگي هاي فردي هر يك از نيروها را تعريف نمود و افراد را به آن پست سازماني تخصيص داد. همچنين در اين فرم ميتوان تاريخچه شغل هاي تخصيص شده به آن پست سازمان و نيرو را ذخيره نمود.

تعيين مشاغل و پست هاي سازماني

پس از تعيين فرهنگ و چارت سازماني، به منظور افزايش كارايي و بهره وري از نيروهاي سازمان ميبايست نقشها و مسئوليت در هر پست سازماني را معين نمود.

به طور قطع استخدام فردي كارآزموده و با تجربه بدون در نظرگرفتن ويژگي‌ها، تخصص‌ها، توانايي‌ها، سوابق‌كاري مد نظر و ... ميسر نمي‌گردد و اين موارد ميبايست جزيي از سيستم امتياز‌دهي و ارزيابي افراد حين پروسه استخدام قرار گردد. هنگام استخدام، هر سازماني ميبايست به ويژگي هاي زير جهت ارزيابي افراد توجه نمايد:

• سابقه كاري و تعداد سالهايي كه فرد در پست سازماني خود بوده است
• سابقه همكاري با حوزه‌هاي كاري مشابه با سازمان(زمينه‌كاري و سايز سازمان)
• سطح تحصيلات مورد نياز براي هر پست سازماني
• تجربيات و دوره‌هاي گذرانده شده
• ويژگي‌هاي شخصيتي و فيزيكي

تعيين مشاغل و پست هاي سازماني در نرم افزار IFS

جهت تعريف مشاغل، اطلاعات پايه، ويژگي‌هاي هر شغل، سطح تحصيلات، مدارك و گواهي هاي مورد نياز، ويژگي‌هاي شخصيتي و فيزيكي، شاخص‌هاي ارزيابي، ميزان تجربه و.... در نرم افزار IFS فرمي تحت عنوان Job and Qualifications وجود دارد كه ميتوان تمامي اطلاعات را در آن درج نمود و از اين موارد جهت ارزيابي استخدام نيروها بهره گرفت.

در نرم افزار IFS در فرم Job ميتوان تمامي اطلاعات مربوط به هر عنوان شغلي از جمله رتبه، پست سازماني كه آن شغل زير مجموعه آن قرار گرفته است، تجارب كاري مورد نياز، تحصيلات مورد نياز، مسئوليت ها، شاخص هاي ارزيابي، ابزار مورد نياز و..... را به جز درج نمود. با درج اين داده ها در اين فرم، پس از تخصيص هر شغل به هر نيرو، تمامي مسئوليت‌ها، وظايف، شاخص‌هاي ارزيابي و .... براي نيرو‌ها معين مي گردد.

حقوق و دستمزد- سيستم پاداش و جريمه

توسعه يك سيستم پرداختي عادلانه و رقابتي از مهم‌ترين بخش‌هاي جذب و نگاه داشت نيرو‌هاي كليدي براي هر سازمان محسوب مي گردد. با انجام مطالعات ميداني و آشنايي با سطح حقوقي پست‌هاي مشابه در بازارهاي مشابه ميتوان از مزيت رقابتي بهره‌مند گرديد. به منظور طراحي دقيق و عادلانه يك سيستم حقوق و دستمزد نياز است تا موارد زير ارزيابي و تعيين گردد:

• شناسايي ارزش شغلي هر پست سازماني
• بررسي مزاياي رقابتي در بخش حقوق و دستمزد با سازمان هاي مشابه
• تعيين قوانين ارتقا حقوق با تغيير پست سازماني
• تعيين شاخص‌هاي ارزيابي جهت تدوين قوانين پاداش و جريمه
• تعيين مزد ماموريت

سيستم پاداش و جريمه در نرم افزار IFS

در نرم افزار IFS در ماژول Human Resources در زير بخش‌هايي همچون Jobs , Compensation Basic Data  Payroll Interface ميتوان اطلاعات مربوط به حقوق، پاداش، جريمه و انتقال فايل‌هاي مالي به اين نرم افزار را ثبت نمود. همچنين در اين نرم‌افزار امكان انتقال اطلاعات مربوط به هزينه حضور كاركنان، هزينه ماموريت و مزد هر پست سازماني به سيستم Payroll وجود دارد. مواردي كه در IFS در محاسبه حقوق و دستمزد لحاظ مي‌گردد و امكان ثبت داده هاي مربوط به آنها فراهم گرديده است، هزينه مربوط به زمان حضور افراد، هزينه ماموريت و مزد پايه بر اساس عناوين شغلي افراد ميباشد.

در اين فرم همچنين روش‌هاي مختلفي جهت محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس نيازمندي سازمان در نظر گرفته شده است.