با توجه به تفاوت ساختار سازمانها، نوع فعالیت، سطح جزئیات موردنیاز و افق زمانی برنامهریزی، سازمانها ممکن است به برنامهریزی کلان و چندساله، بودجهریزی تفصیلی، پیشبینیهای دورهای یا برنامهریزی عملیاتی نیاز داشته باشند.
در سازمانهایی که فرآیند برنامهریزی به فایلهای متعدد Excel و محاسبات دستی وابسته است، نگهداری منطق محاسبات، اعمال تغییرات و هماهنگسازی اطلاعات میان واحدهای مختلف میتواند دشوار باشد.
IFS با فراهم کردن یک محیط یکپارچه، امکان طراحی و اجرای فرآیند برنامهریزی متناسب با ساختار و نیازهای سازمان را فراهم میکند. این قابلیتها طیف گستردهای از نیازهای برنامهریزی، از جمله ایجاد و مدیریت برنامههای کسبوکار، ورود اطلاعات، تعریف قواعد محاسباتی و خودکارسازی محاسبات، برنامهریزی نیروی انسانی، ایجاد و مدیریت سناریوهای مختلف، برنامهریزی اقلام ترازنامه و تحلیل و مقایسه برنامه با عملکرد واقعی را پوشش میدهند.
IFS ساختاری انعطافپذیر برای مدیریت فرآیند برنامهریزی در اختیار سازمان قرار میدهد. این ساختار از چهار سطح اصلی تشکیل میشود:
برنامه کسبوکار چارچوب اصلی برنامهریزی در سیستم است و سایر اجزای فرآیند برنامهریزی در آن تعریف و مدیریت میشوند. در این سطح میتوان تنظیمات عمومی مانند ارزهای مورد استفاده، دورههای برنامهریزی، مدیران برنامه و ابعاد برنامهریزی را تعیین کرد.
مرحله برنامهریزی یک سطح اختیاری برای گروهبندی واحدهای برنامهریزی است. سازمان میتواند فرآیند بودجهریزی را به مراحل مختلف تقسیم کرده و واحدهای مرتبط را در هر مرحله قرار دهد. همچنین وضعیت واحدهای برنامهریزی را میتوان بهصورت متمرکز کنترل کرد. بنابراین، این سطح بیشتر برای مدیریت فرآیند و کنترل وضعیت برنامهریزی کاربرد دارد.
واحد برنامهریزی محل اصلی انجام برنامهریزی است و تراکنشهای برنامهریزی در آن قرار میگیرند. این واحد میتواند متناسب با ساختار سازمان، یک مرکز هزینه، واحد سازمانی، دپارتمان یا حتی محلی برای نگهداری اطلاعات و پیشفرضهای برنامهریزی باشد. انعطافپذیری این ساختار به سازمان اجازه میدهد مدل برنامهریزی را متناسب با نیاز خود طراحی کند.
تراکنش برنامهریزی شامل مقادیر و اطلاعاتی است که برنامهریزی بر اساس آنها انجام میشود. این تراکنشها میتوانند بهصورت دستی، خودکار یا از طریق منابع مختلف اطلاعاتی ایجاد شوند و بر اساس حسابهای حسابداری یا محرکهای برنامهریزی شکل بگیرند. در نتیجه، سازمان میتواند ساختار برنامهریزی را از سطح کلان برنامه تا سطح جزئیات موردنیاز، بهصورت منظم و متناسب با ساختار خود مدیریت کند.
یکی از چالشهای رایج در فرآیند بودجهریزی، پراکندگی منطق محاسباتی در فایلهای مختلف Excel است. در چنین شرایطی، تغییر یک فرمول یا فرض ممکن است نیازمند اصلاح چندین فایل و محاسبه مجدد اطلاعات باشد. IFS با استفاده از قواعد برنامهریزی امکان متمرکزسازی و خودکارسازی منطق محاسبات را فراهم میکند. این قواعد میتوانند بر اساس اطلاعات موجود، تراکنشهای جدیدی را برای برنامهریزی ایجاد کنند.
همچنین با استفاده از محرکهای برنامهریزی (Planning Drivers)، برنامه صرفاً بر اساس ارقام تاریخی شکل نمیگیرد؛ بلکه عوامل اصلی تأثیرگذار بر عملکرد کسبوکار در مدل لحاظ شده و با تغییر عوامل کلیدی، برنامه بهروزرسانی میشود.
محاسبات برنامهریزی در IFS به دو نوع اصلی تقسیم میشوند:
الف) تراکنشمحور (Transaction-Based): در این روش، قواعد بر اساس تراکنش
ایجادکننده خود اجرا شده و میتوانند تراکنشهای جدیدی را در همان واحد برنامهریزی ایجاد کنند.
این رویکرد امکان میدهد ارتباط میان اطلاعات ورودی و محاسبات برنامهریزیشده در قالب قواعد
مشخص و قابلکنترل تعریف شود.
ب) ماندهمحور (Balance-Based): در این روش، قواعد بر اساس ماندههای
برنامهریزیشده اجرا شده و میتوانند تراکنشهای جدیدی را در یک واحد برنامهریزی هدف ایجاد
کنند. این رویکرد به سازمان امکان میدهد محاسبات موردنیاز را بر مبنای مقادیر برنامهریزیشده
و روابط تعریفشده میان آنها انجام دهد.
پشتیبانی از محرکها، یکپارچگی اطلاعات، منابع انسانی، سناریوها و ساختار هلدینگها
یکی از قابلیتهای مهم برنامهریزی کسبوکار، امکان استفاده از محرکهای برنامهریزی (Planning Drivers) و عوامل مؤثر بر پیشفرضهای برنامهریزی است. در این رویکرد، برنامه صرفاً بر اساس ارقام تاریخی ایجاد نمیشود، بلکه عوامل اصلی تأثیرگذار بر عملکرد کسبوکار نیز در مدل برنامهریزی لحاظ میشوند. به این ترتیب، تغییر در عوامل اصلی کسبوکار میتواند در برنامهریزی منعکس شود و سازمان به جای اتکا صرف به ارقام تاریخی، برنامه خود را بر اساس عوامل اثرگذار بر عملکرد شکل دهد.
IFS میتواند اطلاعات برنامهریزی را از فرآیندها و منابع مختلف دریافت کند. از جمله این منابع میتوان به ماندههای افتتاحیه دفاتر عمومی یا داخلی، برنامههای شناسایی درآمد، برنامههای استهلاک، برنامههای فروش و عملیات، فایلهای خارجی و اطلاعات منابع انسانی اشاره کرد. این یکپارچگی باعث میشود سازمان مجبور نباشد تمام اطلاعات برنامهریزی را بهصورت دستی وارد کند و بتواند اطلاعات موردنیاز را از فرآیندهای مختلف جمعآوری و در یک محیط یکپارچه مورد استفاده قرار دهد.
اطلاعات کارکنان، حقوق و میزان اشتغال میتوانند از ماژول منابع انسانی IFS به فرآیند برنامهریزی منتقل شوند. این اطلاعات سپس به برنامه کسبوکار یا واحد برنامهریزی مربوط تخصیص داده شده و مقادیر برنامهریزیشده برای دورههای مختلف تعیین یا محاسبه میشوند. همچنین برای اطلاعات حساس حقوق و دستمزد، امکان اعمال تنظیمات امنیتی وجود دارد تا دسترسی کاربران به این اطلاعات بر اساس سطح دسترسی آنها کنترل شود.
تغییر در قیمتها، میزان فروش، هزینهها، نرخ ارز و سایر عوامل میتواند نتایج برنامه را تغییر دهد. برنامهریزی کسبوکار در IFS امکان ایجاد سناریوهای مختلف را در یک برنامه کسبوکار فراهم میکند. سازمان میتواند برای یک دوره مالی سناریوهای بدبینانه، مبنا و خوشبینانه ایجاد کرده و نتایج آنها را با یکدیگر مقایسه کند. سناریوها میتوانند بهعنوان مقدار جایگزین یا بهصورت تغییر نسبت به مقدار مبنا (Delta) مورد استفاده قرار گیرند. همچنین امکان ایجاد نسخههای مختلف از یک واحد برنامهریزی وجود دارد تا مسئول برنامهریزی بتواند گزینههای مختلف را بررسی و مقایسه کند. این قابلیت به سازمان کمک میکند پیش از اتخاذ تصمیم، پیامدهای احتمالی تغییر در شرایط کسبوکار را در مدلهای مختلف بررسی کند.
برنامهریزی کسبوکار در IFS تنها به برنامهریزی درآمد و هزینه محدود نمیشود و امکان برنامهریزی اقلام ترازنامه نیز وجود دارد. سازمان میتواند از ماندههای دورهای و تجمیعی در برنامهریزی استفاده کند و در صورت نیاز، مقادیر موردنظر را با استفاده از قواعد برنامهریزی محاسبه کند.
از سوی دیگر، در سازمانهای بزرگ و هلدینگها، ساختار عملیاتی شرکتها ممکن است با ساختار قانونی و گزارشگری گروه یکسان نباشد. IFS امکان تعریف واحد سازمانی برنامهریزی (Planning Entity) برای یک یا چند واحد سازمانی گزارشگری (Reporting Entity) را فراهم میکند. این واحد برنامهریزی همچنین میتواند نماینده یک گروه از شرکتها یا یک گره در ساختار تلفیق باشد. این قابلیت امکان میدهد فرآیند برنامهریزی در سطوح مختلف ساختار گروه مدیریت شده و اطلاعات برنامهریزیشده برای استفاده در سطح گروه در دسترس باشد.
برنامهریزی کسبوکار در IFS با ترکیب اطلاعات سازمان، قواعد محاسباتی، محرکهای برنامهریزی، سناریوها و قابلیتهای گزارشگیری، یک محیط یکپارچه برای برنامهریزی، بودجهریزی، پیشبینی و تحلیل عملکرد فراهم میکند.
هدف از برنامهریزی صرفاً ایجاد یک بودجه یا پیشبینی نیست؛ ارزش واقعی برنامهریزی زمانی مشخص میشود که سازمان بتواند برنامه را با عملکرد واقعی مقایسه و انحرافات را تحلیل کند.
اطلاعات ایجادشده در برنامهریزی کسبوکار میتوانند برای تحلیل و گزارشگیری مورد استفاده قرار گیرند و مبالغ برنامهریزیشده با عملکرد واقعی در سطوح مختلف ارزی، از جمله ارز تراکنش، ارز حسابداری و ارز گزارشگری، مقایسه شوند.
به این ترتیب، یک چرخه یکپارچه شکل میگیرد. این رویکرد برنامهریزی کسبوکار را از یک ابزار صرفاً بودجهریزی فراتر برده و آن را به بخشی از چرخه مدیریت عملکرد سازمان تبدیل میکند.
IFS میتواند اطلاعات برنامهریزی را از فرآیندها و منابع مختلف دریافت کند. از جمله این منابع میتوان به ماندههای افتتاحیه دفاتر عمومی یا داخلی، برنامههای شناسایی درآمد، برنامههای استهلاک، برنامههای فروش و عملیات، فایلهای خارجی و اطلاعات منابع انسانی اشاره کرد. این یکپارچگی باعث میشود سازمان مجبور نباشد تمام اطلاعات برنامهریزی را بهصورت دستی وارد کند و بتواند اطلاعات موردنیاز را از فرآیندهای مختلف جمعآوری و در یک محیط یکپارچه مورد استفاده قرار دهد.
در نتیجه، سازمان میتواند فرآیند برنامهریزی را از مجموعهای از فایلها و محاسبات پراکنده، به یک فرآیند یکپارچه، ساختاریافته و قابلکنترل تبدیل کند و از اطلاعات برنامهریزی برای تصمیمگیری بهتر استفاده نماید.
اگر سازمان شما به دنبال ایجاد یک فرآیند یکپارچه برای برنامهریزی، بودجهریزی و تحلیل عملکرد است، برنامهریزی کسبوکار در IFS میتواند این فرآیند را در بستر ERP و در ارتباط با اطلاعات واقعی سازمان مدیریت کند. در این رویکرد، برنامهریزی به یک تصویر ثابت از آینده محدود نمیشود؛ بلکه با تغییر شرایط و اطلاعات سازمان، امکان بازنگری و ارزیابی مجدد مسیر پیشرو را فراهم میکند.نتیجه، فرآیندی است که به سازمان کمک میکند نهتنها بداند «کجا قرار دارد»، بلکه بتواند با اتکا به اطلاعات موجود، «مسیر بعدی» خود را آگاهانهتر انتخاب کند.